چگونه عملکرد خود را با برنامه‌ریزی موثر و اولویت‌بندی کارها بهبود ببخشیم؟
در این مقاله قصد دارم به موضوع برنامه‌ریزی از طریق اولویت‌بندی کارها با ایده‌گرفتن از ماتریس آیزنهاور که در آن کارها به چهار نوع تقسیم شده بپردازم:
کارهای مهم و فوری
کارهای مهم و غیرفوری
کارهای غیرمهم و فوری
کارهای غیرمهم و غیرفوری
مفهوم کار مهم:
انجام دادن آن تأثیر قابل‌توجهی بر شکل‌گیری حال و آینده ما می‌گذارد. عموماً هرچقدر کاری مهم‌تر باشد، تأثیر آن بر شکل‌گیری آینده دور و سرنوشت و چشم‌انداز زندگی ما بیشتر خواهد بود.
مفهوم کار فوری:
انجام دادن آن تأثیر قابل‌توجهی بر ایجاد ارزشی در حال و یا آینده نزدیک ما می‌گذارد. هر چه‌کاری فوری‌تر باشد، تأثیر آن بر کیفیت شرایط حال‌وروزمان بیشتر است.
مصادیق مهم و فوری بودن کارها چیست؟
مصادیق مهم و فوری بودن یا نبودن کارها برای هر فرد و در شرایط مختلف، متفاوت است. نمی‌توان دقیقاً کار مشخصی را مهم یا فوری تعریف کرد. برای فردی و در شرایطی یک کار مهم و برای دیگری و در شرایط دیگر آن کار غیرمهم است. همین امر برای فوری بودن صادق است.
امام علی علیه‌السلام می‌فرمایند: هرکس به آنچه مهم نیست بپردازد، کار مهم‌تر را از دست خواهد داد. میزان‌الحکمه ج ۱۰ ص ۲۸۴
ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix)
در سال ۱۹۵۴ (حدود سال ۱۳۳۳) آیزنهاور رئیس‌جمهور وقت ایالات‌متحده آمریکا (بین سال‌های سال ۱۹۵۲ تا ۱۹۶۱) در یک سخنرانی گفت: من دو نوع مشکلات دارم؛ فوری و مهم. مشکلات فوری مهم نیستند و مشکلات مهم هیچ‌وقت فوری نیستند. این اعتقاد، توانایی وی در سازمان‌دهی فشار کاری و اولویت‌های کاریش بود. ماتریس آیزنهاور بر اساس این دیدگاه ارائه شده است. این ماتریس به ما کمک می‌کند تا بتوانیم اولویت‌بندی کارهایمان را به‌راحتی و به‌سرعت انجام دهیم.
نکته قابل‌توجه این‌که هر آن ممکن است به دلایلی اولویت‌های ما تغییر کنند، بنابراین باید بتوانیم در صورت لزوم سریعاً آن‌ها را در ماتریس جابه‌جا کنیم و یا این‌که عناوین آن‌ها را تغییر دهیم. این ماتریس به عنوان ابزاری در اختیار ماست تا ما بتوانیم اولویت‌های کاری خود را برای خودمان و یا افراد دیگری که به آن‌ها ارتباط دارد به نمایش بگذاریم و با کاهش پریشانی و دغدغه‌های ذهنی مزاحم، عملکرد خود را به‌میزان زیادی بهبود ببخشیم.
نکته دیگر این‌که می‌توان این ماتریس را علاوه بر برنامه‌ریزی روزانه، برای برنامه‌ریزی‌های هفتگی، ماهانه یا سالانه و حتی بالاتر هم استفاده کرد. توصیه من این است که یک ماتریس روزانه و یک ماتریس ماهانه داشته باشید و هر روز و شاید هر ساعت و به‌طور کلی هر لحظه‌ای که احساس ضرورت کردید آن‌ها را به‌روز نمایید.
تعبیر انواع کارها در ماتریس آیزنهاور
کارهای مهم و فوری همان کارهای واجب ما در زندگی و کسب‌وکار هستند که رمز دوام و نجات ما می‌باشند و انجام آن‌ها در کوتاه‌مدت باید صورت گیرد.
کارهای مهم و غیرفوری کارهای مستحبی هستند که انجام دادن آن‌ها منجر به ایجاد تمایز، تضمین رشد و بهبود مستمر و شکل‌گیری آرامش و اطمینان در زندگی و کسب‌وکار ما می‌گردند. این‌گونه کارها از نوع درازمدت هستند و بدین خاطر اغلب از آن‌ها غفلت می‌شود و یا پیوسته به تأخیر می‌افتد. توجه به این نوع کارها و اهتمام به انجام آن‌ها به نگرش ما به زندگی و رسالت و نقش ما در آینده زندگی خود و دیگران ارتباط مستقیم دارد.
کارهای غیرمهم و فوری همان کارهای جایزی هستند که انجام آن‌ها اگرچه گاهی مفید هستند اما امتیاز خاصی را در ما ایجاد نمی‌کنند و انجام ندادن آن‌ها نیز صدمه جدی به ما نمی‌زند. درواقع اگر برای انجام این‌گونه کارها فرصتی مناسب فراهم هست می‌توان به انجام این کارها دست زد.
کارهای غیرمهم و غیرفوری به‌نوعی کارهای مکروه به شمار می‌روند. اصولاً انجام ندادن این کارها همیشه توصیه می‌شود و باید ترجیحاً این کارها را از فهرست کارهای روزمره حذف نمود؛ اما در مواردی ممکن است انجام این‌گونه کارها به شکل محدود و کنترل‌شده مشکل خاصی را ایجاد نکند و منعی نداشته باشد و گهگاه می‌تواند مفید هم واقع شود.
نمونه کارهای مهم و فوری
بحران‌ها، مشکلات شخصی و خانوادگی و نیز فرصت‌های ناب زندگی و کسب‌وکارها از این طبقه هستند، با کارهایی که در این دسته قرار می‌گیرند باید کنار بیاییم و به آن‌ها توجه بیش از بقیه نماییم وگرنه عوارض و حسرت غفلت از آن‌ها گریبان ما را می‌گیرد.
بیماری ناگهانی یکی از اعضای خانواده، تغییر ناگهانی امتحان پایان سال و ترم، تصادف خودرو، شرکت در یک جلسه تعیین‌کننده و فورس‌ماژور، تصمیم‌گیری در مورد یک اقدام اساسی در شرایط خاص، تمدید بیمه خودرو در حال انقضا و …
نمونه کارهای مهم و غیرفوری
آموزش، یادگیری یک مهارت، رفتن به یک رستوران یا سینما با همسر، خرید لباس، خرید کتاب
نمونه کارهای غیرمهم و فوری
پاسخ مثبت به درخواست همسایه، دوست یا فامیل برای همراهی در خرید یا رفتن به پارک یا سینما، توقف در محل یک حادثه در مکان عمومی برای مشاهده وقایع و یا اظهارنظر در خصوص آن،
نمونه کارهای غیرفوری و غیرمهم
اصرار به دیدن یک سریال تلویزیونی، اصرار بر حضور در ورزشگاه برای دیدن مسابقه یک تیم، وقت‌گذرانی و بازار گردی با دوستان یا به‌تنهایی و انجام خریدهای زائد.
برنامه‌ریزی و مدیریت زمان با تکنیک ۱۲۳۴ (یک دو سه چهار)
پیشنهاد می‌کنم برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی روزانه کارها را در چهار دسته به شکل زیر انجام دهید و نتیجه آن را ببینید.
یک: یک کار مهم و فوری
خود را متعهد کنید تا حداقل یک کار مهم و فوری در روز انجام دهید. بهتر است این کار را در اولین ساعات کاری خودتان انجام دهید تا خیالتان از انجام کامل این کار راحت شود و مطمئن شوید در آن روز، کار مهمی را با اولویت زمانی بالا انجام داده‌اید.
متأسفانه در خیلی از موارد انجام این‌گونه کارها برای ما جذاب نیستند و بدین خاطر معمولاً کنار گذاشته می‌شوند. شما باید بر این وضعیت غلبه کنید و حداقل یک کار مهم و فوری را در کارنامه روزانه‌تان داشته باشید. این درواقع همان قورباغه‌ای است که باید هرروز اول وقت قورت بدهید. بدین‌جهت پیشنهاد من این است که حداقل یک کار مهم و فوری در برنامه هرروزتان داشته باشید. در این صورت به‌خوبی در طول روز یادتان هست که کار اصلی شما چیست.
از آن‌جایی که هر لحظه ممکن است کارهایی با این ویژگی به صورت آنی و پیش‌بینی نشده پدیدار شوند توصیه می‌شود در برنامه‌ریزی روزانه خود زمانی را به‌عنوان رزرو برای انجام این موارد احتمالی در نظر بگیرید و از پرکردن برنامه روزانه خود با فعالیت‌های پیش‌بینی شده، به صورت فشرده و انعطاف‌ناپذیر پرهیز کنید.
ذکر این نکته ضروری است که اگر بیش از یک کار مهم و فوری در یک روز می‌توانید انجام دهید بسیار خوب است به‌شرط آن‌که بعد از انجام کامل یکی سراغ دیگری بروید. نباید دو کار مهم و فوری را ناقص و نیمه‌تمام انجام بدهید.
البته ممکن است به دلایل مختلف مثلاً ۵۰% از یک کار مهم و فوری را برای آن روز تعریف کرده باشید و ۵۰% بقیه را برای فردا در نظر داشته باشید انجام دهید. درنتیجه می‌توانید همان ۵۰% را به‌خوبی انجام دهید ولی نباید بیش از یک کار مهم و فوری که قرار است تمام و کمال در یک روز انجام شوند را ناقص انجام دهید.
این کارها می‌تواند به‌عنوان نمونه نوشتن یک مقاله کامل برای سایت یا بخش مشخصی از کتابتان باشد.
دو: دو کار مهم و غیرفوری
بعدازآن که خیالتان از بابت انجام حداقل یک کار مهم و فوری راحت شد می‌توانید حالا دو کار مهم و غیر فوری را انجام دهید. این نوع کارها ازآن‌جهت که غیرفوری هستند می‌توانند بخشی از آن‌ها انجام شوند و ادامه و تکمیل آن‌ها با یک برنامه مشخص به روزهای بعد موکول شود.
از آن‌جایی که این کارها در دستیابی به اهداف به ما کمک موثری خواهند کرد بنابراین باید حتماً انجام شوند. برای این منظور لازم است تا در اولین فرصت فراهم شده شروع شوند و یا کارهایی که قبلاً شروع‌شده‌اند تا مرحله تکمیل ادامه یابند. این کارهای مهم تا زمانی که هنوز غیرفوری هستند می‌توانند به همین منوال طبق زمان‌بندی تعیین شده ادامه یابند تا مطابق برنامه تکمیل شوند؛ اما درصورتی‌که این کارها هنوز ناتمام هستند و مهلت زمانی آن‌ها در شرف پایان یافتن است، آنگاه به کارهای فوری و مهم تبدیل خواهند شد تا در مهلت زمانی معین‌شده به پایان برسند.
نمونه این کارها مطالعه کتاب یا مقاله، شنیدن کتاب صوتی یا دیدن فیلم دوره، نوشتن خلاصه کتاب‌ها و دوره‌ها، شرکت در کلاس و دوره، سفر و تفریح می‌باشند.
سه: سه کار غیرمهم و فوری
این نوع کارها معمولاً کارهای کوچکی هستند که عدم انجام آن‌ها آسیبی به اهداف ما نمی‌رسانند ولی اگر بخواهند انجام گیرند بایستی فوراً انجام شوند. در غیر این صورت ارزش خود را از دست می‌دهند یا این‌که خسارت اندکی به ما وارد خواهد شد که بعضاً قابل‌اغماض هستند.
ازآنجایی‌که معمولاً کیفیت انجام این‌گونه کارها معمولاً خیلی اهمیت ندارند، و یا این که منبع تعریف این کارها اغلب دیگران هستند تا خود ما، بنابراین گاهی می‌توان انجام این کارها را به فرد دیگری سپرد و یا این‌که با یک نه محترمانه و قاطعانه از انجام آن‌ها معاف شد؛ مانند پرداخت فیش‌های برق و تلفن یا جریمه در حال انقضا، چک کردن شبکه‌های اجتماعی خود، دیدن اخبار، خریدها
چهار: چهار کار غیرمهم و غیرفوری
همان‌گونه که مشخص است نه انجام این کارها اهمیتی برای ما دارند و نه فوریتی برای آن‌ها قابل‌تصور است. لذا به‌راحتی می‌توانند از فهرست کارها حذف شوند و یا اگر کمی هم اهمیت دارند یا به انجام آن‌ها خیلی علاقه داریم به فرصت مناسبی منتقل شوند تا در اوقات فراغت این کارها انجام گیرند.
ازآنجایی‌که کمیت و کیفیت انجام این کارها موردتوجه نیستند لذا چهار کار ازاین‌دست می‌توانند به‌راحتی انجام گیرند و اگر برخی از آن‌ها هم در فرصت‌های فراغت روزانه انجام نگرفت مسئله مهمی نخواهد بود. برخی معتقدند که در این گروه باید کارهایی که ترک شوند قرار گیرند. لذا می‌توان با این دید به ترک عادات و عملکردهای نادرست در زندگی و کسب و کار پرداخت.
کارهایی چون وب‌گردی، مرور شبکه‌های اجتماعی، دیدن فیلم و سریال برای سرگرمی، مطالعه کتاب‌ها و مطالب متفرقه، خریدهای متفرقه، تفریحات، بازی‌ها و سرگرمی‌های پرکننده زمان و نیز عادات نامطلوب می‌توانند در زمره این کارها قرار گیرند.
زندگی فقط رسیدن به هدف نیست. نباید در حین انجام دادن کاری لذت بردن از آن را فراموش کنیم و فقط به تمام شدن آن کار و فارغ شدن از آن فکر کنیم. دارن هاردی
نظریه شیشه ترشی
نظریه شیشه‌ترشی از مثال شیشه‌ترشی خالی برای اندیشیدن درباره این موضوع استفاده می‌کند که چگونه از مقدار زمان ثابت موجودمان در هرروز استفاده کنیم. اگر هنگام تهیه زمان‌بندی کارهایمان به آن فکر کنیم، می‌توانیم کارهای مهم را انجام دهیم درحالی‌که هنوز برای چیزهای کوچکی که زندگی را مفرح می‌سازند وقت باقی می‌ماند.
تصور کنید که یک شیشه ترشی خالی بسیار بزرگ دارید (بزرگ‌ترین شیشه‌ترشی که تاکنون دیده‌اید). اکنون، تصور کنید که این شیشه را با توپ‌های گلف پر می‌کنید. هنگامی‌که به نقطه‌ای رسیدید که فکر می‌کنید دیگر جا ندارد، سعی کنید باز هم یک یا دو توپ گلف دیگر را اضافه کنید.
گرچه ظرف ظاهراً پر به نظر می‌رسد، اما هنوز کار تمام نشده است. اکنون می‌توانید مشتی ساچمه یا تیله را با کمی زحمت درون ظرف بریزید. شیشه‌ترشی را تکان بدهید و هنگامی‌که توپ‌های گلف و تیله‌ها جابه‌جا شدند اندکی فضا ایجاد می‌گردد، اکنون مقداری ماسه داخل ظرف اضافه کنید و درنهایت می‌توانید شیشه‌ترشی را با آب پرکنید.
حال ببینیم با توجه به مبحث فوق در شیشه ترشی چه چیزهایی داریم؟
کارهای مهم و فوری: توپ‌ها
کارهای مهم و غیرفوری: ساچمه‌ها
کارهای غیرمهم و فوری: ماسه
کارهای غیرمهم و غیرفوری: آب
اولویت‌بندی کارها
اگر اهداف و آرمان مشخصی در زندگی نداشته باشیم به‌آسانی در دام امور فوری و اضطراری گرفتار می‌شویم و به یک انسان شرطی، واکنشی و غیرمؤثر تبدیل خواهیم شد که فقط در مقابل امور فوری و مهم واکنش نشان می‌دهد و نسبت به امور مهم و غیرفوری بی‌تفاوت خواهد بود. این‌چنین انسانی نه‌تنها انسان کامل و موفقی نیست، بلکه از مواهب زندگی نیز بی‌بهره خواهد بود.
حال ببینم چطور باید اولویت‌بندی مناسبی در کارهای و اهدافمان انجام دهیم.
ابتدا کارهای مهم و فوری (کارهای مربوط به قسمت اول) را در بهترین زمان‌های موجود انجام داده وقت مناسبی را برای کارهای مربوط به قسمت دوم یعنی کارهای مهم و غیرفوری اختصاص می‌دهیم. چنانچه وقتی برایمان باقی ماند به قسمت سوم یعنی کارهای غیرمهم و فوری نیز وقت می‌دهیم. از زمان‌های مازاد احتمالی می‌توانیم برای کارهای قسمت چهارم یعنی کارهای غیرمهم و غیرفوری هم وقتی اختصاص دهیم یا حتی‌الامکان از برنامه خود حذف می‌کنیم.
ماتریس آیزنهاور را برای خود رسم کنید و هریک از فعالیت‌های خود را در یکی از چهار خانه ماتریس قرار دهید.
شاید بتوان گفت برنامه‌ریزی به معنی اولویت‌بندی اهداف و فعالیت‌ها به‌عنوان حیاتی‌ترین عنصر موفقیت در زندگی و کسب‌وکار مطرح است. این عنصری است که بسیاری از آن غافل‌اند یا وقت زیادی را صرف آن نمی‌کنند. وقتی در گیرودار یک فعالیت جدیدی هستید، شاید کارهایی به‌ظاهر مهم‌تر، مسحورکننده‌تر و جالب‌تری برای انجام داشته باشید؛ اما اگر این کارها را در قالب یک تصویر بزرگ‌تر یا همان برنامه کلی زندگی و کسب‌وکارتان تبیین نکنید ممکن است جزئیات مهمی که می‌توانند کل زندگی و کسب‌وکار شما را با شکست مواجه سازند از قلم بیندازید و یا این‌که در اولویت‌بندی کارها دچار انحراف و یا اشتباهات بزرگی شوید.
زمان واقعاً تنها سرمایه‌ای است که هر انسانی دارد و تنها چیزی است که هدر رفتن آن را هیچ‌گونه نمی‌توان جبران کرد. توماس ادیسون
